Tipps zum Aufräumen von To-Do-Listen: 8 Schritte zur Vereinfachung Ihrer Arbeitsbelastung

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie mit Ihrer ständig wachsenden To-Do-Liste ständig aufholen müssen, sind Sie nicht allein. Zwischen einem geschäftigen sozialen Leben und dem Wunsch, es aufrechtzuerhalten Wellness-Routinen, und wenn sie bei der Arbeit tot sind, fühlen sich die Mädels heutzutage mehr als nur ein wenig überfordert. Vor allem wenn es um die Karriere geht, fühlen sich viele von uns mit allem, was auf uns zukommt, überfordert, nur um dann zu erfahren, dass ein neues Projekt am Start ist, das wir leiten werden! Zwischen Ich habe Mühe, mich abzumelden und balancieren Sie Ihren 9-5 mit Ihrem neuesten Nebenbeschäftigungbesteht eine gute Chance, dass Sie wahrscheinlich mehr Arbeit als je zuvor unter einen Hut bringen.

Aber es gibt eine gute Nachricht: Mit ein wenig Strategie und ein paar cleveren Techniken können Sie diese überwältigende Liste in einen überschaubaren Weg zum Erfolg verwandeln. Ganz gleich, ob Sie mit konkurrierenden Fristen zu kämpfen haben, nach mehr Ausgewogenheit streben oder einfach nur versuchen, Ihren Alltag von 9 bis 17 Uhr angenehmer zu gestalten: Den richtigen Ansatz für die Bewältigung Ihrer To-Do-Liste zu finden, macht den entscheidenden Unterschied. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung kann Ihnen dabei helfen, Ihre To-Do-Liste in acht Schritten von der Überforderung zur Kontrolle zu bringen.

Schritt 1: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Wenn bei der Arbeit viel los ist, sollte es Ihr erster Schritt sein, herauszufinden, was am wichtigsten ist und was warten kann (nach ein paar tiefen Atemzügen). Man hat leicht das Gefühl, dass alles in Flammen steht und sofortige Aufmerksamkeit benötigt, aber das ist selten der Fall. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um eine Liste mit allem zu erstellen, was Sie unterwegs haben (ja, mit allem!). Listen Sie dann auf, was zuerst erledigt werden muss. Sie könnten die ABC-Methode verwenden, bei der Sie Aufgaben in drei Kategorien auflisten: A-Aufgaben sind am wichtigsten, B-Aufgaben sind wichtig, können aber warten, und C-Aufgaben müssen erledigt werden, haben aber keine Frist. Ein weiteres System, das gut funktioniert, ist das Eisenhower-Matrixwo Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einordnen.

Ihre To-Do-Liste könnte eine Mischung aus dringenden Aufgaben wie der Vorbereitung einer Tagesordnung für ein Meeting später am Tag und wichtigen Aufgaben wie dem endlichen Beginn der Strategiearbeit enthalten – das kommt häufig vor. Versuchen Sie unabhängig von Ihrer Sortiermethode, nicht mehr als zwei bis drei Elemente mit hoher Priorität auf Ihrer Liste zu haben. Wenn es mehr sind, ist es unwahrscheinlich, dass Sie alle erreichen. Dies kann dazu führen, dass Sie sich am Ende des Tages noch überforderter fühlen, was das Letzte ist, was Sie brauchen, wenn Sie sich fragen, was Sie tun sollen, wenn Ihre To-Do-Liste außer Kontrolle gerät.

Schritt 2: Teilen Sie Ihre Aufgaben in kleinere Schritte auf

Sobald Sie einige wichtige Dinge eingegrenzt haben, die erledigt werden müssen, ist es jetzt an der Zeit, sie in kleinere Schritte aufzuteilen. Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber wenn ich etwas schreibe wie „E-Mail-Prozess überarbeiten“ oder „Onboarding für neue Mitarbeiter vorbereiten“, fühle ich mich immer gestresster. Es gibt tatsächlich eine Menge Dinge, die scheinbar einfach zu erledigen sind! Indem Sie die Dinge in kleine Schritte unterteilen, schaffen Sie eine Struktur, in der Ihr Gehirn problemlos verarbeiten kann, was Sie tun müssen, und sparen Zeit beim endlosen Herumwirbeln (ähm, Aufschieben).

Anstatt beispielsweise den Onboarding-Prozess als nur einen Punkt aufzulisten, ist es viel umsetzbarer, ihn in wichtige Schritte zu unterteilen, z. B. die Einrichtung der IT, die Aktualisierung der Dokumentation Ihres letzten Mitarbeiters und die Organisation von Einzelgesprächen in der ersten Woche. Wenn Sie größere Aufgaben in drei bis fünf überschaubare Schritte aufteilen, können Sie außerdem Dinge abhaken und Ihren Fortschritt verfolgen, was Ihnen dabei hilft Bleib motiviert.

Schritt 3: Legen Sie realistische Zeitpläne fest

Wenn Sie sich als Perfektionist identifizieren oder a chronischer Zauderer (Hallo, ich bin es!), dieser nächste Schritt ist für Sie gemacht! Wenn Sie in der Arbeit ertrinken und sich überfordert fühlen, ist es einfach, die oben genannten Schritte 1 und 2 zu befolgen und eine schöne Liste mit Prioritäten und nächsten Schritten zu erstellen. Das Problem besteht darin, dass Sie möglicherweise feststellen, dass es völlig unrealistisch ist, wenn Sie beginnen, die einzelnen Elemente durchzuarbeiten. Ganz gleich, ob Sie dazu neigen, den Zeitaufwand für etwas zu unterschätzen oder sich in engen Zeitrahmen hohe Ziele setzen möchten (z. B. „Planen Sie ein unternehmensübergreifendes Networking-Event bis zum Ende der Woche“), Sie werden nur scheitern wenn Sie nicht realistisch sind.

Sobald Sie Ihre Prioritäten festgelegt haben, nutzen Sie diesen Schritt, um ehrlich darüber nachzudenken, wie Sie ähnliche Aufgaben in der Vergangenheit erledigt haben. Überlegen Sie dann, worauf Sie sich in dieser Zeit vorbereiten sollten. Benötigen Sie zusätzliche Zeit? Können Sie diese Aufgabe neben Ihren anderen Aufgaben unter einen Hut bringen? Besteht die Möglichkeit, dass Sie den Umfang unterschätzen? Gehen Sie im Zweifelsfall davon aus, dass etwas länger dauert und mehr Schritte erforderlich sind. Im besten Fall sind Sie früher als geplant fertig!

Schritt 4: Implementieren Sie Ihre bevorzugte Zeitmanagementstrategie

Ich bin mir sicher, dass Sie schon von einem Dutzend Zeitmanagementstrategien gehört haben, aber es gibt sie aus einem bestimmten Grund. Ich übertreibe nicht, wenn ich das sage Pomodoro-Technik (eines der beliebtesten!) hat mein Leben komplett verändert, nachdem ich es selbst getestet habe. (Wenn Sie nicht vertraut sind: Bei der Pomodoro-Technik konzentrieren Sie sich 25 Minuten lang und machen dann während der Arbeitszeitblöcke eine 5-minütige Pause.) Bevor Sie die Technik identifizieren und umsetzen, die für mich am besten funktioniert (das ist der Schlüssel!), Früher habe ich versucht, stundenlang am Stück zu arbeiten, mir 15 Minuten frei zu nehmen und dann wieder an die Arbeit zu gehen. Ich würde unweigerlich früher eine Pause brauchen, mich in den sozialen Medien ablenken lassen und am Ende viel Zeit verschwenden.

Werfen Sie einen Blick auf Ihre To-Do-Liste mit Ihren Prioritäten und Zielen und ermitteln Sie, wie Sie jeden Punkt realistisch erledigen können. Welche Zeitmanagementstrategie können Sie umsetzen, die Ihnen 1) bei der Erledigung Ihrer Aufgaben hilft und 2) Sie davon abhält? Ausbrennen? Es gibt viele verschiedene Strategien, die Sie anwenden können, aber wenn Sie sich eine gewisse Struktur geben, werden Sie viel mehr erledigen und sich am Ende des Tages produktiver fühlen (Win-Win-Situation!). Und wenn Sie sich nach der Arbeit abmelden, können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Zeit gut genutzt haben und trotzdem genügend Pausen hatten.

Schritt 5: Automatisieren Sie, wo möglich

Wir leben in einer glorreichen Zeit, in der uns Technologie auf vielfältige Weise helfen kann, insbesondere wenn es um die Arbeit geht. Wenn Sie viel zu tun haben und sich ständig fragen: „Wie schränke ich meine To-Do-Liste ein?!“, nehmen Sie sich unbedingt ein paar Minuten Zeit, um zu überprüfen, ob Sie die Dinge soweit wie möglich automatisieren Sparen Sie Zeit und Gehirnleistung. Dies könnte so aussehen, als würden Sie in Ihrem Kalender wiederkehrende Sperren für Arbeitsblöcke einrichten, E-Mails für den späteren Versand planen, damit Sie arbeiten können, wann immer es für Sie am besten ist, oder ein Social-Media-Management-Tool verwenden, um alle Ihre Inhalte auf einmal zu planen.

Sie können es auch mit Tools wie erkunden ChatGPT um beispielsweise beim Nachschlagen von Tabellenkalkulationsformeln zu helfen. (Fragen Sie einfach Ihren Vorgesetzten, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen mit der Verwendung künstlicher Intelligenz einverstanden ist und dass die Informationen, die Sie erhalten, korrekt sind!) Es wird sich immer lohnen, nach Möglichkeiten zu suchen, Ihre Arbeitsbelastung zu automatisieren und alltägliche Aufgaben von Ihrer To-Do-Liste zu streichen Der Aufbau dauert 10–20 Minuten!

Schritt 6: Bitten Sie andere um Hilfe

Wenn Sie mit Ihrer Arbeit unter Wasser sind, haben Sie möglicherweise das Gefühl, dass Sie derjenige sein müssen, der alles erledigt. Wenn du es nicht tust, wer dann?! Obwohl ich davon überzeugt bin, dass Sie eine Schlüsselperson in Ihrem Job sind, können Sie es nicht ganz alleine schaffen. Wenn Sie sich mit Ihrer Arbeitsbelastung überfordert fühlen, obwohl Sie Prioritäten gesetzt und Ihr Bestes gegeben haben Zeitmanagement-Strategie, könnte es an der Zeit sein, um Hilfe zu bitten. Das könnte so aussehen, als würde man einen Praktikanten oder Mitarbeiter bitten, bei einem Projekt Unterstützung zu leisten, indem er einige der grundlegenden Aspekte übernimmt, damit Sie sich auf größere Dinge konzentrieren können, und sich von Ihrem Vorgesetzten dabei helfen lassen, Prioritäten zu setzen, damit Sie Ihre Energie in die wichtigsten Projekte stecken können. oder Kollegen bitten, nach Möglichkeit mit ihren Fähigkeiten einzuspringen.

Wenn du bist selbstständig, erwägen Sie, ein zusätzliches Paar Hände mitzubringen. Dann können Sie Aufgaben, die wertvolle Zeit in Anspruch nehmen (z. B. Buchhaltung oder Bearbeitung), nach Möglichkeit auslagern. Es ist keine Schwäche, um Hilfe zu bitten – es ist eine kluge Zeitmanagementstrategie! Sie könnten wahrscheinlich Ressourcen auf dem Tisch lassen, die die Dinge effizienter machen würden, also scheuen Sie sich nicht, sich zu Wort zu melden.

Schritt 7: Machen Sie eine kluge Pause

Es kann leicht passieren, dass man das Gefühl hat, keine Zeit zum Anhalten zu haben, und sich stattdessen dafür entscheidet, weiterzuarbeiten, wenn viel auf der Liste steht. Vertrauen Sie mir, wenn ich sage, dass dies nach hinten losgehen wird. Du bist ein Mensch und brauchst es auf jeden Fall geht kaputt beim Arbeiten, damit Ihr Gehirn ruhen und neue Energie tanken kann. Der Schlüssel liegt jedoch darin, kluge Pausen einzulegen. Das Scrollen in sozialen Medien zwischen Aufgaben ist etwas, dessen wir uns alle schuldig machen. Aber da zwingt es einen zur Verarbeitung schnelle Beträge Es ist eigentlich das Gegenteil einer Auffrischung des Gehirns, wenn es darum geht, visuelle und akustische Informationen sehr schnell zu verarbeiten. Versuchen Sie stattdessen, nach Möglichkeit nach draußen zu gehen. Machen Sie einen schneller SpaziergangSchauen Sie aus dem Fenster oder machen Sie an Ihrem Schreibtisch ein paar einfache Dehnübungen, um Ihren Körper in Bewegung zu bringen. Und wenn Sie bei Ihrer nächsten Pause doch noch weiter scrollen (ein schlechtes Gewissen!), machen Sie sich keine Sorgen. Versuchen Sie einfach, beim nächsten Mal etwas anderes zu machen!

Schritt 8: Sagen Sie Nein zu zusätzlicher Arbeit, für die Sie keine Zeit haben

Ich kann mich noch gut an das erste Mal erinnern, als ich bei der Arbeit Nein zu einer Aufgabe gesagt habe. Ich war Autor für eine digitale Publikation, als mich ein leitender Redakteur bat, das Schreiben für einen neuen Abschnitt zu übernehmen. Obwohl es aufregend war, vertrat ich auch eine Schriftstellerin im Mutterschaftsurlaub und eine andere Kollegin, die plötzlich gegangen war. Ich konnte mich gerade noch über Wasser halten, als die letzte Anfrage kam, aber ich hätte fast Ja gesagt, ohne darüber nachzudenken, wie ich damit umgehen würde. Ich wusste jedoch, dass ich einen schlechten Job machen und wahrscheinlich den Ball fallen lassen würde, also sagte ich professionell: „Danke, aber nein danke.“ Und rate was? Die Welt hörte nicht auf, sich zu drehen. Ich wurde nicht gefeuert, indem ich a gesetzt habe vernünftige Grenze. Tatsächlich passierte überhaupt nichts, außer dass ich weniger Arbeit hatte.

Wenn Sie wissen, dass Sie nicht über die nötigen Kapazitäten verfügen und dies demjenigen klar mitteilen, der es wissen sollte, haben Sie das Recht, jede zusätzliche Arbeit respektvoll abzulehnen. Wenn Sie jedoch von einer Gelegenheit begeistert sind und sie trotzdem ergreifen möchten, achten Sie darauf, zuerst etwas anderes zu identifizieren, das von Ihrer Liste gestrichen werden kann. Die „One in, one out“-Philosophie funktioniert nicht nur bei Ihrem Kleiderschrank!